Produktiv bleiben: So funktioniert effizientes Lernen und Arbeiten im Home Office (Teil 1)

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Bereits seit etwa zehn Jahren arbeite ich aus dem Home Office an den Dingen, die täglich anfallen, schreibe E-Mails, plane und setze neue Projekte um, schreibe an diesem Blog, um nur ein paar Dinge zu nennen. Das lief meistens, jedoch nicht immer gut. Ich brauchte Zeit, um mich daran zu gewöhnen, dass ich zu Hause nicht nur entspanne, die Wäsche mache, kurz die Spülmaschine ausräume und mit den Katzen spiele. Es brauchte Zeit, bis ich Routinen in meinen Alltag integriert habe, die ein fokussiertes und effizientes Arbeiten ermöglichen. Durch die Arbeit meines Freundes David an der App Flowlab, die sich zum Ziel macht die mentale und emotionale Fitness zu erhöhen – sowie durch den Lockdown, der die Abwechslung, die ich manchmal in Cafés gesucht habe, unmöglich gemacht hat, habe ich nochmal einiges dazugelernt. Mit dem neuen Jahr möchte ich deshalb eine neue Mini-Serie auf diesem Blog einführen. In ‘Produktiv bleiben’ möchte ich meine Tipps und Erfahrungen teilen, die ich in den letzten Jahren gesammelt habe, aber auch Konzepte von Experten vorstellen. Beginnen wir mit einem Thema, das aktueller wohl nicht sein könnte: Dem Home Office – und wie ihr auch in den eigenen, oftmals so eng scheinenden Wänden effizient arbeiten und lernen könnt.



Die Basics

Der feste Arbeitsbereich
Zunächst schauen wir auf die Rahmenbedingungen. Ein Faktor, der essenziell dazu beigetragen hat, dass ich mich zu Hause auch wirklich wie in einem Office fühle, war ein fester Arbeitsbereich. Früher lungerte ich mal im Bett mit dem Laptop auf den Knien, mal in der Küche oder auf dem Balkon herum. Mittlerweile habe ich schon seit längerem einen Schreibtisch und wenn ich mich daran setze, weiß ich: Jetzt wird gearbeitet. Wer bisher in einem Großraumbüro arbeitete und keinen Platz für einen eigenen Schreibtisch hat, kann natürlich auch am Küchentisch oder im Esszimmer einen Arbeitsplatz aufbauen. Wichtig ist es nur, dass dieser fest ist, ihr euch dort wohl fühlt, nicht etwa die Sonne mittags auf den Bildschirm scheint, ihr einen bequemen Sitzplatz habt und euch schlicht wohl fühlt. Falls ihr neu im Home Office seid: Manchmal dauert es, manchmal erfordert es auch ein wenig Umstellen und Umdenken, bevor der Arbeitsbereich gefunden ist. Das ist natürlich okay – aber wer effizienter arbeiten möchte, sollte mit diesem Finden beginnen.


Feste Arbeits- und Schlafzeiten
Ebenso wichtig ist es, dass ihr einen festen Schlaf- und Arbeits-Rhythmus habt. Das bedeutet vor allem: Kein Laptop mit ins Bett. Diese Regel gilt in unserem Haushalt schon länger und seither geht es uns, nicht nur in der Beziehung, sondern auch in unserem Arbeiten besser. Denn, wenn ihr wisst, dass ihr um 17 Uhr fertig werden wollt, arbeitet ihr deutlich konzentrierter als wenn ihr das Arbeiten aufschiebt und denkt: Ach, die E-Mail schreibe ich noch schnell im Bett oder nach dem Abendessen. Insbesondere, wenn man seine Arbeit teilweise mit Kollegen abstimmen muss.
Natürlich ist manchmal so viel zu tun, dass das schwer fällt – und wer Kinder zu Hause hat, wird häufig unterbrochen oder muss etwas dazwischenschieben. Trotzdem kann es helfen, diese ‘Deadline’ und Regel im Kopf zu haben.

Unterstützende Programme
Heute gibt es eine Reihe an Programmen, die dieses Phänomen erkannt haben und die dabei unterstützen, bestimmte Routinen zu etablieren – und vor allem, den Überblick nicht zu verlieren. Bei Trello könnt ihr morgens (oder abends) eine To-Do-Liste anlegen, die auch im Team verwendet werden kann. Dort tragt ihr einfach eure Aufgaben für den Tag ein und immer wenn ihr eine dieser Aufgaben erledigt habt, schiebt ihr sie in den ‘Erledigt’-Ordner. Über Slack könnt ihr kurze Fragen mit KollegInnen klären, sodass ihr nicht zu lange an einer Aufgabe sitzt, weil ihr nicht wisst, wie ihr weitermachen sollt. Flow Lab unterstützt euch dabei, mental und emotional fitter zu sein. Mithilfe eines auf euch zugeschnittenen Wochenplans lernt man mithilfe der App, auch in stressigen Situationen und unter hohem Leistungsdruck zu funktionieren. 

Routinen und Rituale etablieren
Letztens habe ich eine Beobachtung gemacht – und zwar die, dass ich immer dann schlecht aus dem Bett komme, wenn ich nicht weiß, was ich als Erstes machen soll. Erst der Kaffee oder duschen gehen, sofort an den Rechner und die wichtigsten E-Mails beantworten, etwas Frühstücken und dann mit dem Arbeiten beginnen? Seit ich das erkannt habe, sind feste Routinen Bestandteil meines Alltags, die mich hin und wieder retten, wenn ich wirklich gar keine Motivation habe. Denn dann beginnt ein Automatismus am Morgen, an den ich mich einfach gewöhnt habe und so fällt es mir leichter, einfach anzufangen. Diesen Automatismus haben wir bei Routine-Aufgaben, wie dem Zähne putzen ja bereits erreicht. Meistens ist es so, dass ich morgens aufstehe, und erstmal einen Kaffee mache, den ich im Bett trinke, während ich versuche mich zu sortieren. Erst danach setze ich mich an meinen Arbeitsplatz und beginne mit den wichtigsten Dingen auf meiner To-Do-Liste. Die Frage, was ich zuerst machen soll, stellt sich meiner müden Person morgens also gar nicht. Außerdem:

Routinen machen glücklich – ja, wirklich.

Im Interview mit RP Online, berichtet Alexandra Mieter vom Berufsverband Deutscher Psychologen, dass wir durch Routinen Zeit und Energie sparen, da nicht jeder Schritt Nachdenken und somit Anstrengung erfordert und Sicherheit vermittelt.

Der richtige (und individuelle) Zeitpunkt

Kennt ihr das, wenn KollegInnen euch erzählen, wie sie immer bis tief in der Nacht an einer Task sitzen, während ihr eigentlich nur in den frühen Morgenstunden funktioniert und gegen Abend nur noch ein Anteil der Energie vom Morgen übrig geblieben ist? Sicherlich kennt ihr auch die Begriffe ‘Frühaufsteher’ oder ‘Nachteule.’ Diese kommen daher, dass jeder Mensch seinen ganz eigenen Biorhythmus hat, den er selbst für sich herausfinden muss. Daher gibt es hier kein festes Regelwerk und auch keine festen Zeiten, auf die ihr euch stützen könnt. Findet heraus, was für euch am besten funktioniert.

Seid ihr direkt morgens produktiv oder erst nach dem Lunch?
Wann ist der Widerstand gegen die lange To-Do-Liste am geringsten? Teilt die Aufgaben, die weniger oder mehr Konzentration erfordern nach euren individuellen Produktivitätsmomenten auf.

Zwar wird gesagt, dass der Cortisol-Spiegel in den ersten Stunden nach dem Aufstehen am höchsten ist, weshalb es sinnvoll ist, bereits früh am morgen etwas zu machen – aber ich persönlich beispielsweise, mache mir meist morgens verschlafen einen Kaffe, lege mich wieder hin und lese die Nachrichten des Tages, um in den Tag zu starten. Nichts hasse ich mehr, als einen stressigen Start in den Tag! Die sog. REFA Kurve ist die individuelle Leistungskurve – und die muss jeder ganz allein für sch herausfinden. Trotzdem kann es helfen, sich mit FreundInnen oder Kolleginnen auszutauschen – vielleicht funktioniert ja eines ihrer Rituale auch für euch. 
Nachdem ich meinen Kaffee getrunken und die wichtigsten News gelesen habe, startet mein Tag oft nach dem Eat the Frog Prinzip. Dies beruht darauf, dass man die ekelhafteste Aufgabe, also die, auf die man wirklich gar keine Lust hat und die einem so ein ungutes Gefühl gibt, sofort erledigt. Dann ist sie weg und mit ihr die Unruhe – so könnt ihr euch entspannt auf die restlichen To-Dos fokussieren. Und ‘the Frog’ wird auch nicht auf die kommenden Tage aufgeschoben.

Mehr Fokus

Kaum habt ihr mit einer Aufgabe angefangen, trudeln schon die ersten E-Mails ein. Ob es nun Arbeits-Mails sind, Benachrichtigungen darüber, dass das Produkt das ihr so lange haben wolltet, wieder auf Lager ist oder eine Pressemitteilung – ihr unterbrecht eure Arbeit um ‘nur mal schnell zu gucken’ oder ‘schnell zu antworten, dann ist das auch erledigt.’ Oftmals führt es dazu, dass ihr gar nicht mehr wisst, was ihr da eigentlich gerade angefangen habt zu machen, an welcher Aufgabe ihr gerade ursprünglich gearbeitet habt. Zumindest jedoch ist man nicht mehr konzentriert, aus dem Flow und es fällt schwer, ‘zurückzukehren.’ Für dieses Problem gibt es tatsächlich ganz praktische Lösungen. Wenn ihr für eure Aufgaben etwas im Internet suchen müsst, macht die Webseiten-Blocker an, um gegen diese Ablenkung anzugehen. Schaltet jegliche Push Notifications aus. Wenn ihr das Internet nicht braucht, sondern euch beispielsweise auf einen Text konzentrieren müsst,  macht das WLAN aus, damit die ablenkenden E-Mails gar nicht erst bei euch ankommen. Falls ihr nicht alleine zuHause arbeitet oder lernt, setzt euch Kopfhörer auf oder sagt eurem Freund, eurer Freundin, dass ihr jetzt nicht sprechen könnt. Wenn möglich, geht für diese bestimmte Aufgabe in einen anderen Raum oder sucht euch einen Arbeitsbereich, an dem ihr möglichst nicht abgelenkt werdet. 


Falls euer Fokus trotzdem nicht erhalten bleibt, gibt es noch das Timeboxing-Prinzip: Das basiert darauf, dass ihr euch einen bestimmten Zeitblock reserviert – das kann eine Stunde, mehrere Stunden oder ein ganzer Tag sein – und dass am Ende dieser Zeit, die Aufgabe der ihr euch widmet, erledigt werden soll. Denn man braucht immer so viel Zeit, wie man sich nimmt. Wenn man das versteht, begreift man auch die Wichtigkeit von Deadlines. Wenn ihr selbständig seid oder eure Chefin/euer Chef locker ist, setzt sie euch selbst. Denn sonst sitzt ihr entweder zu lange an einer Aufgabe oder ihr schiebt sie ewig vor euch her. Meist ist es nämlich wichtiger, die Aufgabe zu erledigen, statt sie perfekt einzureichen. Deswegen ist es besonders wichtig, sich bestimmte Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben einzuteilen. Denn: Die letzten 20% bis eine Aufgabe erledigt ist, nimmt meist genauso viel Zeit und Mühe, wie die ersten 80%.Ich persönlich bevorzuge es, meinen Tag in einzelne Stunden aufzuteilen und abwechselnd jede Stunde Brain bzw. Brain-free Work zu erledigen. So ist der Zeitraum, in dem ich konzentriert sein muss, absehbar und begrenzt und das hilft mir, die Aufgabe motiviert anzugehen. 

Eine ähnliche Methode ist die Pomodoro-Technik, bei der man in Intervallen arbeitet. Ihr stellt euch einen Wecker für 20 Minuten. In diesen 20 Minuten arbeitet ihr durchgehend und konzentriert. Danach nehmt ihr euch fünf Minuten Pause um euch einmal zu strecken, euch einen Kaffee zu holen oder eine Runde durch die Wohnung zu laufen – danach stellt ihr euch wieder einen Wecker für in 20 Minuten. Nach 4 Runden macht ihr dann eine längere Pause. Durch diese kurze, gesetzte Zeitspanne fällt das Arbeiten einem oftmals leichter, weil das Ende bereits in Sicht ist. Diese Form des Arbeiten sorgt für eine höhere Konzentration in den 20-Minuten Intervallen.Die richtige To-Do-Liste Seit ich selbständig bin, kann ich mir meine Tage nicht mehr ohne To-Do-Listen vorstellen. Ob in einem Kalender per Hand geschrieben oder in einem Tool auf dem Laptop – für mich sind diese Listen essenziell, um Stress und Überforderung zu vermeiden, den Überblick zu behalten und Struktur in meinen Tag zu bringen. Denn mit einer To-Do-Liste verschaffe ich mir einen Überblick und habe die Kontrolle. Ich sortiere meine Listen meist nach Priorität. Ganz oben sind also die Punkte, die entweder wegen einer nahenden Deadline wichtig sind zu bearbeiten – oder eben ‘The Frog’, die Dinge also, auf die ich so gar keine Lust habe und ich deshalb möglichst in der ersten Hälfte des Tages erledigt haben möchte. Wer sich nach einem festen Prinzip bei der Gestaltung der To-Do-Liste richten will, um diese zur Routine zu machen, kann zum Beispiel mit der 1-3-5 Regel beginnen. Hier setzt man sich eine größere Aufgabe für die ganze Woche, drei mittlere und fünf kleinere für jeden Tag. Die drei Aufgaben sind dann zB. Dinge, die du zum Erreichen der großen Aufgabe benötigst und fünf Aufgaben, die man nebenher erledigen kann. 

Zudem gibt es noch das 25.000 USD-Prinzip. Diese garantiert leider keine großen Gewinne, denn das Prinzip wurde nach der Summe benannt, die der Unternehmer Charles Michael Schwab dem Erfinder Irving Lee überwies, als dieser ihm einen effektiven Zeitmanagement-Plan für seine Firma entwickelte. Die Methode funktioniert so, dass man sich täglich die wichtigsten Aufgaben aufschreibt, die man in den nächsten Tagen erledigen will. Anschließend ordnet man diese nach Priorität und fragt sich, welche der aufgeschriebenen Dinge die ist, die man in jedem Fall erledigen möchte. Diese sollte man nun in kleinere Aufgaben aufteilen, die jeweils höchstens 20 Minuten dauern. Am nächsten Morgen dann, sollte man mit der wichtigsten Aufgabe beginnen und die Liste Schritt für Schritt abarbeiten. Ist diese erledigt, nimmt man sich diese Liste erneut vor: Welche ist nun die wichtigste Aufgabe mit der höchsten Priorität? Sind vielleicht Aufgaben dazugekommen? (E-Mail, die im Laufe des Tages eingetroffen ist und beantwortet werden sollte) Schließlich macht man so weiter wie bisher und fängt mit der neuen, wichtigsten Aufgabe an. Übrigens kann ich euch hier die kostenlose Lee App empfehlen, die das Prinzip aufgreift. 

Ich hoffe, das war informativ für euch. Weiter geht es dann im zweiten Teil. 
Februar 11, 2021
Category - sonntagspost, Tipps

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2 Kommentare

  1. Sehr gut! Ein paar Ideen lassen sich vielleicht sogar fürs Homeschooling anwenden Für Kinder ist es ja noch schwieriger sich den Tag und die Aufgaben zu strukturieren.